- Formuláře se obměňují skoro každý rok, je vhodné si stáhnout vždy aktuální verzi ZDE.
- Průběžná zpráva – jedná se vlastně o modifikovanou tabulku výstupů a aktivit, kde jsou napsány heslovitě kdy se co realizovalo + poznámky ohledně návrhů na změny nebo zdůvodnění nesplnění aktivit(y). Společně s průběžnou zprávou se odevzdává etapový plán – kdy se v tabulce jen doplní kdy se předpokládá realizace kterých aktivit. Průběžná zpráva a etapový plán se odevzdávají do 31.7., není na škodu odevzdat zprávu dříve.
- Změny projektu (rozpočtu nebo tabulky aktivit nebo obojího) musí být dodány na ČRA do 15.11. Žádost musí být adresována řediteli ČRA, musí v ní být uvedeny základní údaje (název, číslo a realizátor projektu) a musí být podepsaná rektorem. Přílohou musí být návrh na změnu rozpočtu/tabulky aktivit a výstupů (vedle sebe původní a nový rozpočet/tabulka aktivit a výstupů) a zvlášť písemné zdůvodnění změn. O změny rozpočtu musí být podáno v případě, že některá část rozpočtu (např. osobní náklady celkem, cestovní náklady celkem, vybavení a dodávky zboží celkem atd.) bude čerpána s rozdílem větším než 10% oproti původnímu návrhu (např. příme náklady v místě realizace: v Žádosti na začátku roku bylo 50 000 Kč, vyčerpáno ale bude méně než 45 000 Kč nebo naopak více než 55 000 Kč). U změn aktivit je situace složitější, v případě změn během roku doporučuji požádat o změny na základě doporučení styčné osoby na ČRA pro daný projekt. Po schválení změn se podepisuje ředitelem ČRA a rektorem Změna rozhodnutí projektu.
- Závěrečná zpráva – komplexní zpráva za celý rok dle požadavku ve formulářích. Přílohou zprávy (kde se popisuje detailně průběh aktivt, přispění k cílům, průběh realizace, problémy atd.) je finanční zpráva (schválený rozpočet + hned vedle skutečné čerpání) a další relevantní přílohy dle aktivit projektu, např.: zprávy ze školení, seznamy participantů, školící materiály, předávací protokoly (každý předaný materiál příjemcům musí být podepsaný v protokolu ČRA a podepsaný zástupcem příjemce a zástupcem realizátora), fotodokumentace atd. Zpráva se musí odevzdat na ČRA do 15.2., nicméně je lepší odevzdat zprávu dříve – pro urychlení procesu odsouhlasení žádosti na další rok.
- Žádost na další rok realizace (u pokračujících projektů) je vhodné odevzdat společně se Závěrečnou zprávou pro urychlení procesu zpracování schvalování na další rok. Kromě formuláře Žádosti je přílohou rozpočet a tabulka aktivit a výstupů na aktuální rok.